Exportación de mercancías: errores que evitar en la preparación de pedidos
La preparación de pedidos en el almacén es una de las operaciones más repetidas día a día, pero no por ello menos delicadas. Si a este proceso le añadimos la variante de la exportación de mercancías, la expedición de cargas desde el almacén gana en complejidad burocrática y organizativa. En envíos de mercancía internacional, las pérdidas ligadas a una incorrecta expedición de mercancías se multiplican.
¿Dónde se concentran los errores que pueden comprometer la exportación de mercancías? En este artículo ahondamos en los puntos de fricción que pueden echar a perder el envío de mercancías a nivel internacional.
1. Errores relacionados con el embalaje
El viaje que emprenden los pedidos a escala internacional está inmerso en unas condiciones de transporte muy cambiantes. El embalaje desempeña aquí un papel fundamental. Los errores que suelen producirse al respecto son los siguientes:
- No ajustar el embalaje a las formas de transporte: el empaquetado final del producto y su paletización tiene que cumplir con los estándares más utilizados en el transporte. Por ello, la elección de las medidas de los palets, la disposición de los paquetes y el reparto del peso son elementos clave para asegurar un envío internacional sin contratiempos. De ello hablamos ampliamente en nuestra guía para el transporte de la mercancía paletizada por carretera.
- Reutilizar embalaje o materiales de poca calidad: la carga enviada a escala internacional soporta cambios muy acusados en las condiciones de transporte. Por ejemplo, los países cuentan con carreteras en distinto estado de conservación y, además, climas muy diferentes. Por ello, el embalaje de protección debe ir reforzado y preparado para hacer frente a todos los envites del viaje, incluidos los trasbordos entre medios de transporte. Embalaje antirobo
- No tener en cuenta las normativas que afectan al embalaje: un ejemplo claro de esta cuestión son las normas NIMF-15, que afectan a las cajas y palés hechos de madera. Dependiendo de las mercancías que se envíen internacionalmente, hay que adaptar el empaquetado a las normas de entrada de cada país y las restricciones para que la carga no quede varada en el limbo aduanero.
2. Problemas con la documentación para la exportación de mercancías
En el proceso de exportación de mercancías, tener la documentación en regla es una de las llaves que más puertas abre en el comercio internacional. Al respecto, los dos principales quebraderos de cabeza son la falta de documentos y los errores en la cumplimentación de la misma.
La documentación que debe acompañar a la carga puede ser muy variada dependiendo de la naturaleza de la mercancía que se envía. No obstante, en general estos son los documentos básicos exigidos:
- Factura proforma: se trata de una factura provisional donde aparece reflejado el peso, el número de bultos, el seguro… de la operación de exportación.
- Factura comercial: es vinculante, ya que marca la compra-venta de la mercancía. Incluye toda la información sobre la transacción: concepto, cantidad y precio, medio de transporte, condiciones de entrega y sistema de pago.
- Packing list: es la lista completa de productos que transporta el operador. Es obligatorio e incluye información sobre la carga, los números de referencia que facilitan la inspección en aduanas.
- Documento Único Administrativo de Exportación (DUA): imprescindible para la exportación, es emitido por la Agencia Tributaria y sirve para identificar y declarar las mercancías que se exportan.
- Certificado de origen: las Cámaras de Comercio son las que facilitan esta documentación, que acredita la procedencia de la mercancía.
- Documentos de transporte: en este apartado entran, por ejemplo, la carta de porte CMR para transporte por carretera o la carta de porte aéreo AWB.
3. Fallos en los procedimientos de manipulación de mercancías internacionales
En la exportación de mercancías, si estas llegan al destino con desperfectos a causa de un embalaje inadecuado o una composición de la carga incorrecta, la responsabilidad recae sobre el exportador. Sin embargo, si los daños se producen en el traslado de la carga, los culpables pueden ser dos: o bien el exportador o la empresa de transporte. Sin embargo, esto no siempre es fácil de definir. Para minimizar los percances, es crucial contar con:
- Un protocolo de carga en origen: de esta forma, los empleados del almacén conocen al detalle cómo deben realizar la carga y descarga de la mercancía que exportar.
- Información acerca del procedimiento de descarga en el destino: es importante también conocer cómo se va a efectuar la descarga ya que de esta manera se pueden adecuar los medios de contención y el embalaje a los procedimientos de destino.
Siempre que ocurran incidencias en el transporte internacional de mercancías, no importa el origen y el alcance del daño, el exportador puede ser culpable. Por ello, una correcta preparación de pedidos es fundamental para evitar que esto ocurra.