Gestión de proveedores: 6 factores que retrasan los plazos de entrega
Parte de coordinar la gestión de proveedores con éxito es asegurarse de que cumplen los plazos de entrega previstos. En todo departamento de compras ha tocado lidiar con los retrasos de las entregas de proveedores. ¿Qué razones esconden estos retrasos? ¿Por qué no cumplen con los plazos de entrega? Muchas son las causas que provocan estas situaciones indeseadas para la cadena de suministro. Algunas están en relación directa con una gestión de proveedores inadecuada, pero otras tienen que ver con la propia organización del proceso del compra y aprovisionamiento.
Veamos algunas de estas razones y qué hacer por nuestra parte para afrontar este tipo de situaciones:
1. Una planificación de compras ineficaz
La planificación de compras está en relación con la correcta identificación de las necesidades de tu empresa. En algunas ocasiones, se producen descuadres derivados de la detección tardía de la necesidad de suministros, que hace iniciar la compra con demora. Para salvar este atraso, el proceso de compras debe estar optimizado con el fin de reducir el tiempo de reacción.
Por otro lado, es recomendable realizar previsiones de compras anticipadas en función de las variaciones estacionales del stock. Esta planificación adelantada permite manejar con mayor orden el aprovisionamiento de la empresa.
2. Un ‘lead time’ por parte del proveedor demasiado ajustado
Lead time hace referencia tiempo que discurre desde el inicio del proceso de producción hasta su fin y, después, el transporte del producto hasta el destino. A la hora de negociar con los proveedores, estos cuentan con sus propios cálculos de tiempo que les permite asegurar con qué plazo de entrega trabajan.
A la hora de buscar y negociar con proveedores, en ocasiones el mayor énfasis se hace sobre el precio. Sin embargo, el cumplimiento de los plazos de entrega es crucial para el devenir de la cadena de suministro. Algunas empresas realizan pedidos a más de un proveedor para así diluir el riesgo en caso de que registren incidencias.
3. Ausencia de penalización por retraso en la entrega del proveedor
Muchas veces se subestima la fuerza de un contrato. Sin embargo, esta una de las mejores armas para contrarrestar los atrasos en la entrega de pedidos por parte del proveedor. La inclusión de penalizaciones por retraso es un acicate para el proveedor.
Por otro lado, desde la parte de compras, hay que esclarecer de qué plazos de entrega estamos hablando para cada pedido. Lo ideal es sustituir palabras imprecisas como “inmediato” o “urgente” por un plazo numérico realista.
4. Retrasos derivados de la estacionalidad
A lo largo del año, el proveedor puede enfrentarse a sus propios picos de actividad y periodos vacacionales o días festivos, por lo que es algo que hay que tener en cuenta a la hora de planificar la compra de suministros. Es conveniente intercambiar el calendario de trabajo para así evitar complicaciones inesperadas.
5. Problemas en la aduana
Si la operación se realiza a nivel internacional, hay que asegurarse de que toda la documentación y certificados que acompañan a la mercancía sean los correctos. Además, conviene jugar con cierto margen de maniobra por si surgen complicaciones en la aduana.
6. Falta de comunicación efectiva
Una gestión de proveedores adecuada se asienta sobre una comunicación eficaz entre ambas partes.
En este sentido, a la hora de negociar el contrato con el proveedor, las líneas de comunicación deben estar definidas entre ambas partes.
En cuanto a los retrasos en los plazos de entrega de los proveedores, algunos cuentan con un sistema de información que avisa ante un incidente para que el departamento de compras lo tenga en cuenta.
Como has podido ver, las razones que se sitúan detrás de los fallos en los plazos de entrega de proveedores no siempre son culpa de estos últimos. En muchos casos, es el departamento de compras el que puede aportar su granito de arena para prevenir este tipo de incidentes con los pedidos de mercancía.